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  The Articles of Incorporation

General Incorporated Association, Division of Plasma Physics,
    Association of Asia-Pacific Physical Societies


Japanese
                                 
 
Chapter 1 General Provisions


(Name)
Article 1 This association is called the general incorporated association, Division of Plasma Physics,
Association of Asia-Pacific Physical Societies, AAPPS-DPP Association Inc., in short and hereafter
called “this society”.

(Office)
Article 2 This society places its principal office at Motoyoshida 1194-10, Mito-city, Ibaraki, Japan.

Chapter 2 Purpose and Business

(Purpose)
Article 3 This society will promote progress and dissemination of plasma physics knowledge and
its application through research presentations, excange of knowledge, and corpolation among
members and with other academic societies. We thereby aim to contribute to the development of
academic research.

(Business)
Article 4 This society will operate following business to achieve purposes set in Article 3.
(1) Operation of academic meetings such as annual conference and lecture meeting
(2) Publication of Journal and academic books.
(3) Provision of information through homepage and mailing system.
(4) Other business necessary to achieve purpose of this society
These businesses will be operated mainly in Asia-Pacific region.

(Notification)
Article 5 Notification on this society is electronic notice.
2. In case an electronic notification is not possible, it will be noticed at the principal office
easily accessible by the public.

Chapter 3 Members

(Member composition of society)
Article 6 This society has following types of members.
(1) Member: Scientist recommended by a member, who has basic knowledge of plasma physics and
agreed with the purpose of this society.
(2) Regular member: Member who participated this society’s annual conference.
(3) Honorary member: Scientist who made contribution to this society or certified by the
representative directors.
(4) “Member” defined in the Act on General Incorporated Associations and General Incorporated
Foundations (hereafter called Association Act) is “regular member”.

(Liability for Expenses)
Article 7 Regular member bears the responsibility for payment of expenses to this society.

(Withdrawal)
Article 8 Any member can withdraw from this society anytime by submitting notice of withdrawal
as specified by the Board of Directors.
(Expulsion)
Article 9 Member might be excluded if the council judged that the member hurts the honor of this
society or there is a legitimate reason and adopted by the resolution of the general assembly as
defined in Article 49 #2 of the Association Act.

(Termination of membership)
Article 10 In addition to previous two articles, membership will be terminated following cases:
(1) Communication method (such as e-mail) becomes invalid for six months;
(2) Agreement of all regular members;
(3) Death or dissolution;

(Registry)
Article 11 This society shall prepare a registry of members, regular members and honorary
members.

Chapter 4 General Assembly

(Constitution)
Article 12 General assembly is composed of all regular members.
2. The general assembly set in the Association Act is this general assembly.

(Convocation)
Article 13 General assembly shall be called by representative directors (Chairman and CEO) based
on the resolution of the Board of Directors.
2. Regular general assembly shall be called within 5 months after the end of each business year.

(Authority)
Article 14 General assembly adopts resolutions on following matters.
(1) Adoption of balance sheets and profit and loss statements and their detailed documents
(2) Appointment or dismissal of director and auditor
(3) Appointment and dismissal of director or auditor
(4) Change of the articles of incorporation
(5) Expulsion of members
(6) Other matter set in Association Act or this Articles
(Chairperson and Operation report)
Article 15 Chairperson of the general assembly is the chairman of this society. CEO (Chief
Operating Officer) will report on operation at the general assembly.

(Voting Right)
Article 16 Each regular member shall have one vote.

(Resolution)
Article 17 Resolution of the general assembly shall be made by the majority vote among
participating regular members except for matters set by Association Act or by this Articles of
Incorporation:
2. Resolution of matters concerning Article 49 #2 of Association Act shall be effected by at least a
two-thirds majority of the votes of all regular members and with a quorum of at least one-half of the
total number of regular members;
3. Regular member who do not participate general assembly can exercise voting right through
electronic means.

(Exercising Voting Rights by Proxy)
Article 18 Regular members may exercise their voting rights by proxy. In such cases, the subject
regular member or proxy shall submit a document certifying the authority of representation to the
society.

(Minutes)
Article 19 Minutes of the general assembly shall be prepared as prescribed by the applicable
Ordinance of the Ministry of Justice.

Chapter 5 Officer

(Establishment of officer)
Article 20 This society shall have following officers.
(1) Directors: equal or larger than 3 and not more than 16
(2) Auditors: not more than 2.
2. Representative directors are not more than 2 among directors.

(Appointment of Officer)
Article 21 Directors and Auditors shall be appointed by the resolution of the General Assembly.
2. Representative directors shall be appointed among directors by the resolution of the Board
of Directors.
3. Auditor shall not concurrently as a director or an employee of this society or its subsidiary.
4. With respect to each director, the total number of concerned director and one’s spouse or relatives
within the third degree of kinship (including persons having special relationships specified by Cabinet
Order with concerned director as those standing in a position similar to these persons) who are
directors does not exceed one third of the total number of directors.

(Duty and Authority of Directors)
Article 22 Director is a member of the Board of Directors and will execute its duty according to the
act and this articles.
2. Directors share following functions.
(1) Chairman
(2) Chief Executive Officer (CEO)
(3) Chair-Elect
(4) Vice chairs (equal or less than 12)
(5) Executive officer
3. Representative directors in the Association Act are Chairman and CEO.
4. Executive officer is executive director in the Association Act. Executive director
administers the business operations of this society.
5. Representative directors and the executive director shall report their status of execution of
duties to the Board of Directors more than twice with an interval exceeding 4 months in each
fiscal year.

(Duty and Authority of Chairman and CEO)
Article 23 Chairman organizes the annual conference and chairs the General Assembly and the
Board of Directors as decision body of this society.
2. CEO has the responsibility for the operation of this society and reports its activity at the
General Assembly and the Council. CEO concludes contracts and agreements as
representative of this society upon decision of the council. CEO shall execute one’s duty at
the principal office.

(Duty and Authority of Auditors)
Article 24 Auditors shall audit Directors' performance of their duties. Auditors shall prepare an
audit report as prescribed by the applicable Ordinance of the Ministry of Justice.
2. Auditors may request reports on business from directors and employees, or investigate the
state of business and property of this society at any time.
3. An auditor shall attend Board of Directors meetings and provide one’s opinions when it is
considered necessary to do so.

(Tenure of Officers)
Article 25 The tenure of a director shall be until the end of the final annual meeting of the general
assembly in a business year that ends within two years after one’s appointment. Reappointment
shall not be precluded.
2. The tenure of an auditor shall be until the end of the final annual meeting of the general
assembly in a business year that ends within two years after one’s appointment.
Reappointment shall not be precluded.

(Liability of the officer)
Article 26 If officer is negligent in performing one’s duties, he/she is liable for compensating any
damages arising therefrom with respect to the society (Article 111, paragraph 1 of Association Act).
2. The liability of officers set in previous paragraph may be forgiven through a resolution of
the Board of Directors, with a maximum limitation determined by deducting the amount listed
as minimum amount of liability set in Article 115, paragraph (1) of Association Act.

(Remuneration for Officer)
Article 27 Officers shall have no remuneration.
2. Notwithstanding previous paragraph, CEO and Executive Director may be awarded
remuneration upon resolution of general assembly.

(Dismissal)
Article 28 Officers may be dismissed at any time by resolution of the general assembly. Dismissal
of auditor shall be effected by at least a two-thirds majority of the votes of all regular members and
with a quorum of at least one-half of the total number of regular members:

Chapter 6 Board of directors

(Constitution)
Article 29 This society shall set a Board of Directors. The Board of Directors shall be composed of
all directors set in Article 16.

(Authority)
Article 30 The Board of Directors shall execute following businesses in addition to business set in
other Articles of incorporation.
(1) The determination of the business;
(2) The supervision of the duties of directors;
(3) The selection and dismissal of the representative directors and the executive director

(Call and Chairperson)
Article 31 The Board of Directors shall be called by the Representative Directors and chairperson
of the Board of Directors shall be the Chairman. Style of the Board of Directors may include
electronic forms such as Web.
2. In case of lack or accident of the representative directors, the Board of Directors shall be
called by other director according to the pre-decided order by the Board of Directors. In case
of lack or accident of the Chairman, the Board of Directors shall be chaired by other director
according to the pre-decided order by the Board of Directors.

(Resolution)
Article 32 Resolutions at a Board of Directors meeting shall be made by majority vote when the
majority of directors (limited to directors who are qualified to vote on the matter) have participated.
2. If a director has made a proposal on a matter of a resolution, it is regarded as the resolution
of a Board of Directors if all directors (limited to directors who are qualified to vote on the
matter) expressed agreement in writing if an auditor does not stated an objection to the
proposal.

(Minutes)
Article 33 The minutes shall be prepared pursuant to the provisions of the applicable Ordinance of
the Ministry of Justice and be signed by representative directors present and auditors present at the
Board of Directors

Chapter 7 Assets and Accounting

(Business year)
Article 34 A business year of this society starts September 1 and ends August 31 of the next year.

(Business plan and Budget)
Article 35 The representative directors shall prepare the business planning documents and income
and expenditure budget documents of the Society by a day before the new business year and obtain
approval at the General Assembly after the resolution of the Board of Directors. It also applies
similarly to amendment.
2. Above document shall be placed at the principal office for 5 years and shall be provided for
public reading.

(Business report and settlement)
Article 36 The COE shall prepare the following documents of the society after the end of each
business year, which are audited by an auditor and obtain approval of the Board of Directors.
(1) Business report
(2) Appendix to the business report
(3) Balance sheet
(4) Net asset statement
(5) Appendixes to balance sheet and next asset
2. In addition to above documents, audit report shall be placed at the principal office for 5
years for public reading.
(Prohibition of distribution of surplus)

Article 37 The surplus of this society shall not be distributed.

(Attribution of residual assets)
Article 38 In case of liquidation of this society, residual asset shall be given to an association listed
in Article 5, item 17 in the Association Act or to a Government or Local Public Entity after
resolution of the general assembly.

Chapter 8 Administrative Office

(Administrative Office)
Article 39 This society may establish executive office for processing administrative matters.
2. Secretary general and administrative staffs may be employed as necessary.
3. Appointment and dismissal of secretary general and important administrative staffs shall be
made by a representative director after approval at the Board of Directors.
4. Matters on organization and operation of administrative office shall be set by the resolution
of the Board of Directors.

Chapter 9 Supplementary Provisions

(First Business Year)
Article 40 The first business year of this society shall be from date of foundation to August 31,
2019.

(Representative director and directors at founding)
Article 41 The representative director and the directors at the time of establishment of this society
shall be as follows.
Representative director Mitsuru Kikuchi
Director Masaharu Shiratani
Director Haruo Nagai
Auditor Yoshihiko Uesugi

(Name and address of founding members)
Article 42 Name and address of members at the time of establishment are as follows.
Mitsuru Kikuchi Motoyoshida-1194-10, Mito city, Ibataki
Masaharu Shiratani Tajima 2-13-55, Jyonanku, Fukuoka city, Fukuoka
Haruo Nagai Takamori 2-26-12, Isehara city, Kanagawa
Yoshihiko Uesugi Awanami-shukusha4-22,Awanami2-11-40,Kanazawacity, Ishikawa
.
(Compliance with laws and regulations)
Article 43 All matters not stipulated in this Articles of Incorporation are subject to Association Act
and other regulations.
For the establishment of General incorporated association, Division of Plasma Physics, Association
of Asia-Pacific Physical Societies, this Articles of Incorporation is prepared and signed by the
founding members.

November 20, 2018
Founding Member Mitsuru Kikuchi
Founding Member Masaharu Shiratani
Founding Member Haruo Nagai
Founding Member Yoshihiko Uesugi

Change history:
(1) 2018.12.12
Article 20 (1) Directors: equal or larger than 3 and not more than 12
 ->Article 20 (1) Directors: equal or larger than 3 and not more than 16
Article 22 (4) Vice chairs (equal or less than 8)
 ->Article 22 (4) Vice chairs (equal or less than 12)
Certify as the Articles of Incorporation
Representative director Mitsuru Kikuchi




          一般社団法人 アジア太平洋物理学会連合プラズマ物理分科会 定款    English

第1章 総則
(名称)
第1条 この法人は、一般社団法人 アジア太平洋物理学会連合プラズマ物理分科会と称し、英文では AAPPS-DPP Association Inc.と表示する(以下、「本会」とする。)。

(事務所)
第2条 本会は、主たる事務所を茨城県水戸市元吉田町1194 番地の10 に置く。

第2章 目的及び事業
(目的)
第3条 本会は、アジア・太平洋地域におけるプラズマ物理学の学理及びその応用に関する研究発表、知識の交換、
会員相互及び内外の関連学会と連携協力を図ることにより、プラズマ物理学の進歩普及を図り、もって学術の発展に
寄与することを目的とする。
(事業)
第4条 本会は第3条の目的を達成するため、次の事業を行う。
(1) 年次大会、講演会などの学術的会合の開催
(2) 論文誌、学術図書類の刊行
(3) 学会ホームページ及びメーリング等による会員への情報提供
(4) その他、本会の目的を達成するために必要な事業
これらの事業は主にアジア・太平洋地区において行う。
(公告)
第5条 本会の公告は、電子公告により行う。
2. やむをえない事由によって前項の電子公告をすることができない場合は、本会の主たる事務所の公衆に
見やすい所に掲示する方法による。

第3章 会員及び社員
(法人の構成員)

第6条 本会に次の会員を置く。
(1) 会員(英語名:Member):本会の目的に賛同し、プラズマ物理学に関心のある個人で、基礎的なプラズマ物理学の
知識を有し、会員の推薦を受けた者。
(2) 正会員(Regular Member):会員であって、本会の年次大会に参加した者。
(3) 名誉会員(Honorary member): 本会に功績のあったもの、または、学識経験者で代表理事が認めた者。
(4) 正会員をもって本会の一般社団法人及び一般財団法人に関する法律(以下、「法人法」という)上の社員とする。
(経費等の負担)
第7条 正会員は、本会の目的を達成するため、それに必要な経費を支払う義務を負う。
(任意退会
第8条 会員は、理事会に置いて別に定める退会届を提出することにより、任意にいつでも退会することができる。
(除名)
第9条 会員が本会の名誉を傷つけ、または目的に反する行為をしたとき、もしくは除名すべき正当な理由があるときは、
法人法第49条第2項に定める総会の議決により除名することができる。
(会員資格の喪失)
第10条 前2条のほか、会員は、次のいずれかに該当するときにはその資格を喪失する。
(1) 会員が登録した連絡方法(電子メールなど)が半年間無効となったとき。
(2) 総正会員が同意したとき。
(3) 死亡し、または解散したとき。
(名簿)
第11条 本会は、役員、会員、正会員、名誉会員の名簿を作成する。

第4章 総会
(構成)

第12条 総会は、すべての正会員を持って構成する。
2. 総会をもって法人法上の社員総会とする。
(招集
第13条 総会は、法令に別段の定めがある場合を除き、理事会の決議により代表理事が招集する。
2. 定時総会は、毎事業年度終了後5か月以内に開催するものとする。
(権限)
第14条 総会は、次の事項について決議する。
(1) 貸借対照表及び損益計算書(正味財産増減計算書)並びにこれらの付属明細書の承認
(2) 理事及び監事の選任または解任
(3) 定款の変更
(4) 会員の除名
(5) その他法令またはこの定款に定められた事項
(議長及び運営報告)
第15条 総会の議長は、会長がこれにあたり、最高執行責任者が運営報告を行う。
(議決権)
第16条 総会における議決権は、正会員1名につき1個とする。
(決議)
第17条 総会の決議は、法令又は定款で別段の定めがある場合を除き、出席した当該正会員の議決権の過半数を
もって行う。
2. 法人法第49条第2項の決議は、総正会員の半数以上であって、総正会員の議決権の3分の2以上に当たる
多数をもって行う。
3. 総会に出席しない正会員は電磁的方法によって議決権を行使できる。
(決議権の代理行使
第18条 正会員は、他の正会員を代理人として議決権を行使することができる。この場合においては、
当該正会員又は代理人は、代理権を証明する書面を提出するか電磁的方法で提供しなければならない。
(議事録)
第19条 総会の議事録については、法令で定めるところにより、議事録を作成する。

第5章 役員
(役員の設置)

第20条 本会に、次の役員をおく。
(1) 理事 3名以上16名以内
(2) 監事2名以内
2. 理事のうち2名以内を代表理事とする。
(役員の選任等)
第21条 理事及び監事は、総会の決議によって選任する。
2. 代表理事は、理事会の決議によって理事の中から選任する。
3. 監事は、本会及びその子法人の理事または使用人を兼ねることができない。
4. 各理事について、当該理事及びその配偶者または3親等内の親族およびそ
の他政令で定める特別の関係がある者である理事の合計数が、理事の総数の3分の1を超えてはならない。
(理事の職務と権限)
第22条 理事は理事会を構成し、法令及びこの定款で定めるところにより、
職務を執行する。
2. 理事は以下の役割を分担する。
(1) 会長
(2) 最高執行責任者
(3) 次期会長
(4) 副会長12名以下
(5) 執行役員
3. 会長及び最高執行責任者をもって、法人法上の代表理事とする。
代表理事は、法令又はこの定款の定めるところにより、この法人を代表し、職務を執行する。
4. 執行役員をもって法人法の業務執行理事とする。業務執行理事は、理事会において別に定めるとこにより、
この法人の業務を分担執行する。
5. 代表理事及び執行理事は、毎事業年度毎に4ヶ月を超える間隔で2回以上、自己の職務の執行の状況を
理事会に報告しなければならない。
(会長、最高執行責任者の職責と権限)
第23条 会長は本会を代表して年会を開催するとともに、総会の議長、本会の意思決定機関としての理事会の
議長を務める。
2. 最高執行責任者は本会を代表して事業運営に責任を持ち、総会、理事会に活動報告を行う。また理事会の
決定に基づき本会を代表して契約及び協定などの締結を行う。最高執行責任者は主たる事務所において業務
を行えるものとする。
(監事の職務と権限)
第24条 監事は理事の職務の執行を監査する。この場合において、監事は、法務省令で定めるところにより、
監査報告を作成しなければならない。
2. 監事は、いつでも、理事及び使用人に対して事業の報告を求め、又は本会の業務及び財産の状況の調査を
することができる。
3. 監事は理事会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。
(役員の任期)
第25条 理事の任期は選任後2年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時総会の終結の時までとし、
再任を妨げない。
2. 監事の任期は、選任後2年以内に終了する事業年度のうち、最終のものに関する定時社員総会の終結の時までとし、
再任を妨げない。
(役員の賠償責任)
第26条 役員は、その任務を怠ったときは、本会に対し、これによって生じた損害を賠償する責任
(法人法第111条第1項)を負う。
2. 前項の賠償責任について、法令に定める要件を満たす場合には、理事会の決議によって、賠償責任額から
法令に定める最低責任限度額を控除して得た額を限度として、免除することができる。
(役員の報酬)
第27条 役員は無報酬とする。
2. 前項にかかわらず、最高執行責任者及び執行役員に対しては総会の決議によって報酬を支給することができる。
(役員の解任)
第28条 役員は総会の決議によっていつでも解任することができる。ただし、監事を解任する決議は、
総正会員の半数以上でもって、総正会員の議決権の3分の2以上に当たる多数をもって行わなければならない。
第6章 理事会
(構成)

第29条 本会に理事会を置く。理事会は全ての理事をもって構成する。
(権限)
第30条 本会の理事会は、この定款に別に定めるもののほか次の職務を行う。
(1) 業務執行の決定
(2) 理事の職務の執行の監督
(3) 代表理事及び業務執行理事の選定及び解職
(招集、議長)
第31条 理事会は、代表理事が招集し、議長は会長が務める。会の形態はウェブ等の電磁的な方法を含む。
2. 代表理事が欠けたとき又は代表理事に事故があるときは、あらかじめ理事会が定めた順序により他の理事が招集する。会長が欠けたとき又は会長に事故があるときは、あらかじめ理事会が定めた順序により他の理事が議長を務める。
(決議
第32条 理事会の決議は議決に関わることのできる理事の過半数が出席しその過半数をもって行う。
2. 理事が、理事会の決議の目的である事項について提案した場合において、その提案について、議決に加わることの
できる理事の全員が書面に
より同意の意思表示をしたときは、その提案を可決する旨の理事会の決議があったものとみなすものとする。
ただし、監事が異議を述べたときは、その限りではない。
(議事録)
第33条 理事会の議事については、法令の定めるところにより議事録を作成し、当該理事会に出席した代表理事と
監事が記名押印する。
第7章 資産及び会計

(事業年度)
第34条 本会の事業年度は、毎年9月1日に始まり翌年8月31日に終わる。
(事業計画及び収支予算)
第35条 最高執行責任者は、本会の事業計画書及び収支予算書を毎事業年度の開始の日の前日までに作成し、
理事会の決議を経て総会の承認を受けなければならない。これを変更する場合も、同様とする。
2 前項の書類については、主たる事務所に5年間備え置き、一般の閲覧に供するものとする。
(事業報告及び決算)
第36条 本会の事業報告及び決算については、毎事業年度終了後、最高執行責任者が次の書類を作成し、
監事による監査を受け、理事会の承認を受け、定時総会に提出し、第1号及び第2号の書類については、その内容を
報告し、第3号から第5号までの書類については、承認を受けなければならない。
(1) 事業報告
(2) 事業報告の付属明細書
(3) 貸借対照表
(4) 損益計算書(正味財産増減計算書)
(5) 貸借対照表及び損益計算書(正味財産増減計算書)の附属明細書
2. 前項の書類のほか、監査報告を主たる事務所に5年間備え置くとともに、定款及び正会員名簿を主たる事務所に
備え置き、一般の閲覧に供するものとする。
(剰余金の分配の禁止)
第37条 本会の剰余金はこれを一切分配してはならない。
(残余財産の帰属)
第38条 本会が清算をする場合において有する残余財産は、社員総会の決議を経て、公益社団法人及び
公益財団法人の認定等に関する法律第5条第17号に掲げる法人又は国若しくは地方公共団体に贈与するものとする。
第8章 事務局
(事務局)

第39条 本会の事務を処理するため、事務局を設置することが出来る。
2 事務局には、事務局長及び所要の職員を置く。
3 事務局長及び重要な職員は、代表理事が理事会の承認を得て任免する。
4 事務局の組織及び運営に関し必要な事項は、理事会の決議により別に定める。
第9章 附則
(最初の事業年度)

第40条 本会の最初の事業年度は、法人としての成立の日から平成31年8月31日までとする。
(設立時の代表理事、理事)
第41条 本会の設立時の代表理事及び理事は、次の通りとする。
設立時理事 菊池 満、白谷正治、永井治男
設立時代表理事 菊池 満
設立時監事 上杉喜彦
(設立時の社員の氏名及び住所)
第42条 本会の設立時の社員の氏名及び住所は、次の通りである。
設立時社員 菊池 満
住所
設立時社員 白谷正治
住所
設立時社員 永井治男
住所
設立時社員 上杉喜彦
住所
(法令の準拠)
第43条 本定款に定めのない事項は、全て法人法その他の法令に従う。
以上、一般社団法人アジア太平洋物理学会連合プラズマ物理分科会設立のためにこ
の定款を作成し設立時社員が次に記名押印する。

平成30年11月20日
設立時社員 菊池 満 実印
設立時社員 白谷正治 実印
設立時社員 永井治男 実印
設立時社員 上杉喜彦 実印

変更来歴:
2018.12.12 総会決議:
第20条 (1) 理事 3名以上12名以内 → 理事 3名以上16名以内
第22条 (4) 副会長8名以下 → 副会長12名以下

以上、定款に相違ありません。

代表理事 菊池 満 

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